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AUS DER REGION, 05.04.2026 (rsr) – Zeit- und Personalmangel gehören zu den größten Herausforderungen vieler Kommunalverwaltungen. In diesem Zusammenhang rückt ein Thema zunehmend in den Fokus: der Einsatz von Künstlicher Intelligenz beispielsweise bei der Protokollerstellung von Gemeinderatssitzungen. Was bislang manuell und mit erheblichem Zeitaufwand erledigt wurde, könnte künftig teilweise automatisiert erfolgen – allerdings nicht ohne menschliche Kontrolle.
In der Gemeinde Tiefenbronn brachte Gemeinderat Wolfgang Liebl (CDU) bereits vor einiger Zeit den Vorschlag ein, den Einsatz von KI zur Protokollierung von Ratssitzungen zu prüfen. Hintergrund sind die zunehmende Arbeitsbelastung in Verwaltungen sowie knappe finanzielle und personelle Ressourcen.
Die Zeit bleibe nicht stehen, andere Kommunen sind bereits einen Schritt weiter und setzten entsprechende Softwarelösungen ein, um Personalressourcen zu gewinnen und Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten.
Gerade in der öffentlichen Verwaltung sind Gemeinderatssitzungen häufig lang, komplex und detailreich. Wortmeldungen müssen korrekt wiedergegeben, Beschlüsse dokumentiert und Diskussionen nachvollziehbar zusammengefasst werden. Die Erstellung von Ergebnis-, Verlaufs- oder Wortprotokollen ist deshalb zeitintensiv und bindet Personal über viele Stunden hinweg – oft noch Tage nach der eigentlichen Sitzung.
Angesichts knapper Kassen und überlasteter Verwaltungen wird daher immer wieder diskutiert, ob technische Lösungen hier Entlastung schaffen können.
Einige Städte haben bereits begonnen, KI-gestützte Systeme zur Protokollierung einzusetzen, darunter Langenau, Wertheim und Heidelberg. Dort übernimmt eine spezielle Software die Audioaufzeichnung der Sitzungen, transkribiert die gesprochenen Beiträge und erstellt daraus strukturierte Protokollentwürfe.
Die Systeme arbeiten in der Regel datenschutzkonform: Die Textentwürfe werden verschlüsselt gespeichert und nicht für Trainingszwecke verwendet. Namen werden meist nicht gespeichert; stattdessen verwendet die Software neutrale Bezeichnungen wie „Sprecher 1“ oder „Sprecher 2“. Die KI erstellt zunächst einen Entwurf, der anschließend von Mitarbeitenden geprüft, korrigiert und freigegeben wird.
Nach ersten Erfahrungen berichten Kommunen von einer Zeitersparnis von etwa 50 bis 60 Prozent im Vergleich zur klassischen, vollständig manuellen Protokollerstellung. Gerade dieser Aspekt macht den Einsatz für viele Verwaltungen interessant. Weniger Zeitaufwand bedeutet nicht nur schnellere Protokolle, sondern auch freiwerdende Personalressourcen, die an anderer Stelle dringend benötigt werden.
Trotz aller Vorteile ist klar, dass die KI die Protokollführung nicht vollständig übernehmen kann. Die automatisch erstellten Texte müssen weiterhin von Mitarbeitenden geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden. Fachbegriffe, Beschlussformulierungen oder inhaltliche Zusammenfassungen erfordern weiterhin menschliches Verständnis und Verantwortung.
Der Einsatz von KI in der Protokollerstellung könnte daher künftig vor allem als unterstützendes Werkzeug verstanden werden – nicht als Ersatz für Verwaltungsmitarbeitende, sondern als Instrument zur Entlastung.
Ob und wann auch weitere Kommunen diesen Weg einschlagen, bleibt abzuwarten. Klar ist jedoch: Angesichts knapper Finanzen, steigender Aufgaben und begrenzter Personalressourcen wird die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen weiter an Bedeutung gewinnen. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz bei der Protokollerstellung von Gemeinderatssitzungen dürfte daher in vielen Rathäusern weiterhin Thema bleiben.