OB Florian Kling bei seinem Praktikum in der Ausländerbehörde mit den Mitarbeiterinnen und dem Mitarbeiter. Foto: Stadt Calw
CALW, 10.11.2023 (pm) – Telefonisch oft nicht erreichbar, bis Mails beantwortet werden dauert es häufig lange: Diesen Eindruck haben einige von der Ausländerbehörde. Doch wo klemmt es eigentlich? Um sich ein besseres Bild von der Situation dort zu machen, hat Oberbürgermeister der Stadt Calw, Florian Kling, eine Woche lang ein Praktikum genau dort gemacht. Sein Fazit: Er hat vollstes Verständnis für beide Seiten – sowohl die Menschen, die sich an die Ausländerbehörde (kurz: ABH) wenden, als auch die Mitarbeitenden auf der anderen Seite, die mit zu viel Bürokratie, zu wenig Personal und teilweise ungünstigen Prozessen jeden Tag zu kämpfen haben.
„Eine Woche in die Arbeitswelt der Ausländerbehörde einzutauchen war sehr hilfreich. So konnte ich zum einen sehen, wo wir tatsächlich an Stellschrauben drehen können, um Prozesse deutlich zu optimieren. Aber auch, wo uns einfach die Hände von höherer Ebene gebunden sind“, resümiert OB Kling. Eine Maßnahme, die jetzt Erleichterung bringen soll, ist etwa die Einführung der E-Akte. „Noch spät abends hat sich der OB mit Fragen gemeldet und sich ins Thema eingearbeitet. Und dann hatte er nachts eine zündende Idee, wie unsere Dokumentenmappen digitalisiert werden können. Und so hat er über 3500 von ihnen kurzerhand automatisiert als E-Akten angelegt“, erzählt Dominik Singer, Leiter der städtischen Ausländerbehörde.
Auch der digitale Posteingang soll zukünftig in Kombination mit der E-Akte für schlankere Arbeitsprozesse sorgen. Außerdem hat der OB zusammen mit der ABH jetzt die Online-Terminvereinbarung eingeführt. „Das hilft uns auch sehr weiter und spart gleichzeitig eine Menge Papier“, freut sich Dominik Singer und ergänzt: „Zunächst waren wir skeptisch bezüglich des Praktikums vom OB. Wir müssen aber ganz klar feststellen, dass es eine riesige Hilfe war. Er hat von morgens bis teilweise spät abends mitgeholfen, hat Dokumente vorbereitet, viele Fragen gestellt und geschaut, wie er uns bestmöglich unterstützen kann. Er war bei Vorsprachen und Terminen dabei – und hat auch gesehen, wo uns in der Sachbearbeitung leider die Hände gebunden sind.“ Denn es gibt bürokratische Vorgaben, bei denen auch Florian Kling nichts ändern kann. „Umso wichtiger ist es, die Mitarbeitenden so gut es geht im Alltag zu entlasten. Der Arbeitsaufwand ist enorm, genauso wie manche Verfahrensabläufe und Vorgaben“, betont er.
Mit den jetzt etablierten, verbesserten Abläufen und Maßnahmen hofft die Stadt auf Erleichterung auf beiden Seiten – bei den Mitarbeitenden und bei den Menschen, die die Ausländerbehörde aufsuchen. Aufgrund der aktuellen Flüchtlingslage und der hohen Nachfrage kann es aber leider auch weithin noch zu Verzögerungen bei der Antragsbearbeitung kommen.